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Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab 2025 Pflicht

Tipps für Handwerksbetriebe zur Digitalisierung des Zahlungsverkehrs.

Die mit dem Wachstumschancengesetz beschlossene Einführung der E-Rechnung führt zwar zu organisatorischen und technischen Umstellungen in Unternehmen, stellt aber auch einen wichtigen Schritt zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar.

Was bei der Digitalisierung des Rechnungswesens zu beachten ist und wie die ersten Schritte aussehen, soll im Folgenden gezeigt werden. 

Ansprechpartner:

Helge Valentien Leitung Betriebsberatung und Leitung Haushalt und Finanzen Telefon 04941 1797-54 h.valentien@hwk-aurich.de

Downloads

Download pdf Praxishilfe elektronische Rechnung ZDH 01.24 (870,75 KB)

Download pdf Checkliste zur Umsetzung der E-Rechnung ZDH/DATEV 07.24 (1,23 MB)

Download pdf Flyer Umsatzsteuer-Anforderungen an Rechnungen ZDH 07.24 (280,01 KB)

Links

Zentralverband des Deutschen Handwerks: Elektronische Rechnung
E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Niedersachsen
E Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes

1. Die Anforderungen

  • Eine E-Rechnung wird mit allen Rechnungsinformationen in strukturierter und maschinenlesbarer Form (XML-Format) ausgestellt, versendet und empfangen.
  • Das XML-Format ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung von empfangenen E-Rechnungen und eine durchgängig digitale Bearbeitung.
  • E-Rechnungen gibt es häufig in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
  • Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem bildhaften PDF-Rechnungsdokument und einem maschinenlesbaren XML-basierten Datensatz.
  • Die XRechnung enthält ausschließlich einen XML-basierten Datensatz ohne lesbares Bild.
  • Wichtig: Eine Rechnung im simplen PDF-Format ist keine E-Rechnung!
  • öffentliche Auftraggeber (Behörden und Einrichtungen)
  • andere Unternehmen
  • Vereine und Genossenschaften
  • bei steuerfreien Umsätzen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG), z.B. Vermietung und Verpachtung
  • bei Umsätzen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnung)
  • bei Geschäften mit Endverbrauchern
  • Es gibt keine vorgeschriebenen Übermittlungswege für E-Rechnungen.

    Gängige Übermittlungswege sind:

    • E-Mail oder De-Mail (es sollte eine gesonderte E-Mail-Adresse für E-Rechnungen verwendet werden)
    • Übertragungsnetzwerk (z.B. PEPPOL)
    • Upload über die Internetseite bzw. in ein Portal des Rechnungsempfängers
    • Erstellung in einem Portal des Kunden
  • Ab dem 1. Januar 2025

    • kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden.
    • müssen Betriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen.
    • dürfen andere elektronische Formate (PDF, etc.) nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro in der Lage sein, elektronische Rechnungen an Unternehmen zu versenden.
  • Ab dem 1. Januar 2028  müssen alle  Betriebe unabhängig vom Vorjahresumsatz in der Lage sein, elektronische Rechnungen an Unternehmer zu versenden.

2. Die technische Umstellung

Empfang von E-Rechnungen, Lesbarmachung, Archivierung

  • Software anschaffen: Wenn noch keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eingesetzt wird, dann sollten Sie sich mit den Möglichkeiten und weiteren Vorteilen dieser Programme vertraut machen, um über eine evtl. Anschaffung zur Optimierung der Finanzbuchhaltung zu entscheiden.
  • Provisorische Lösung: Um die empfangenen E-Rechnungen lesbar zu machen (Visualisierung) benötigen Sie ein spezielles Anzeigeprogramm (Viewer).
  • Empfohlen wird die Einrichtung einer gesonderten E-Mail-Adresse für den E-Rechnungsempfang.
  • Die empfangene E-Mail mit der E-Rechnung als Anhang muss im elektronischen Originalformat 10 Jahre lang archiviert werden. Darüber hinaus muss der Inhalt vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Veränderungen sowie vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt werden.
  • Bei einer E-Mail-Ablage im herkömmlichen Mailsystem sind umfangreiche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich. Ein E-Mail-Backup als Archiv ist nicht ausreichend.
  • Prüfen Sie, ob mit der Software E-Rechnungen erstellt und empfangen werden können, bzw. ob diese Funktion nachgerüstet oder freigeschaltet werden kann. Falls Sie unsicher sind, fragen Sie beim Anbieter nach. Aktualisieren Sie ggf. Ihre Software.
  • Die empfangene E-Mail mit der E-Rechnung als Anhang muss im elektronischen Originalformat 10 Jahre lang archiviert werden. Darüber hinaus muss der Inhalt vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Veränderungen sowie vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt werden.
  • Sprechen Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung, ob Sie an das Kanzleisystem angebunden werden können.
  • Lassen Sie ggf. die Module für das Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen freischalten.

Erstellen und Versenden von E-Rechnungen

  • Software anschaffen: Wenn noch keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eingesetzt wird, dann sollten Sie sich mit den Möglichkeiten und weiteren Vorteilen dieser Programme vertraut machen, um über eine evtl. Anschaffung zur Optimierung der Finanzbuchhaltung zu entscheiden.
  • Provisorische Lösung: Verschiedene kostenfreie Online-Tools, ermöglichen die Konvertierung von PDFs in XRechnungen. Seien Sie sich bewusst darüber, dass internetbasierte Anwendungen ein Datenschutzrisiko darstellen können!
  • Es gibt auch kostengünstige Software (PDF-Editoren), mit der Sie PDFs bearbeiten und in das erforderliche E-Rechnungs-Format umwandeln können.
  • Die gesendete E-Mail mit der E-Rechnung als Anhang muss im elektronischen Originalformat 10 Jahre lang archiviert werden. Darüber hinaus muss der Inhalt vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Veränderungen sowie vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt werden.
  • Prüfen Sie, ob die Software bereits ein Modul oder eine Schnittstelle für XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen bietet. Falls Sie unsicher sind, fragen Sie beim Anbieter nach. Aktualisieren Sie ggf. Ihre Software.
  • Die gesendete E-Mail mit der E-Rechnung als Anhang muss im elektronischen Originalformat 10 Jahre lang archiviert werden. Darüber hinaus muss der Inhalt vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Veränderungen sowie vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt werden.
  • Sprechen Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung, ob sie an das Kanzleisystem angebunden werden können.
  • Lassen Sie ggf. die Module für das Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen freischalten.

3. Software

  • Die Seite gruenderkueche.de hat z.B. eine Auswahl an Rechnungsprogrammen und Online Tools zur Erzeugung von E-Rechnungen zusammengestellt.
  • Als kostenlose E-Rechnungs-Viewer (Anzeigeprogramm) und zur Validierung werden häufig die Programme Quba e-Rechnungs-Viewer oder Ultramarin Viewer genannt.

Hinweis:
Bei den genannten Software-Produkten und Online-Tools handelt es sich nur um eine beispielhafte Aufzählung. Die Produkte wurden nicht auf Funktionalität oder Rechtsicherheit getestet. Bei technischen Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Dienstleister bzw. Ihren Softwarehersteller. Zur verbindlichen Klärung steuerrechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.